Voucher: एक वाउचर एक Paper होता है, जिसमें वित्तीय ट्रांजेक्शन का जानकारी लिखा होता है | मैन्युअल एंट्री में इसे जर्नल एंट्री भी कहा जाता है | Voucher में सभी Financial Transaction को पूरी डिटेल्स के साथ रिकॉर्ड किया जाता है |
Eg. 1) Open Bank Account in State Bank Of India with Rs. 5000
2) Withdrawn from State Bank of India Rs. 2000
2) Payment (F5) : इसमें एंट्री तब की जाती है जब ट्रांजेक्शन कैश में किया गया हो। उदाहरण के लिये जब cash a/c या किसी बैंक अकाउंट से कैश से भुगतान किया हो तो सकते है।
E.g. 1) Machinary Purchase for cash Rs. 20000
2) Salary Paid Rs. 3000
3) Receipt (F6) : जब बिजनेस में कहीं से कैश या चैक आता है तो इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E. g. 1) Machinary Sold for cash Rs. 10000
2) Commission Received Rs. 2000
4) Journal (F7) : जब बिना Cash के ट्रांजेक्शन हो या जो ऊपर दिए गए किसी टाइप में नहीं आये तो इस टाइप में एंट्री की जाती है। उदाहरण के लिए क्रेडिट पर Sales और Purchase, लोन पर ब्याज देने के लिए या कुछ अकाउंट एडजेस्टमेंट के लिए ।
E.g. 1) Depreciation to be charged on Machinery Rs. 60000
2) Bills Receivable of Rs. 20000 from Suraj Traders.
3) Bills Payable to India co. of Rs. 3500
5) Sales (F8) : सभी Cash और क्रेडिट सेल्स इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E.g. 1) Sold Goods on credit to Microsoft for Rs. 20000
6) Credit Note (Ctrl + F8) : जब हम कोई सेल करते है और सेल किया हुआ माल वापस मिलता है, तो उसका एंट्री एक नोट में होता है जिसे क्रेडिट नोट कहते है। जब सेल्स रिटर्न ट्रांजेक्शन हो तब इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E.g. 1) Goods Return by Manoj Traders of Rs. 3500
नोट – डेबिट/क्रेडिट नोट को बनाने के लिए वाउचर एंट्री स्क्रीन पर F11 बटन को प्रेस करे। फिर Use Debit/Credit Notes के आग Yes करें। इसके बाद Reverse Journal और Memo को एक्टिव करने के लिए Use Rev. Journal & Optional vouchers के आगे Yes करें। अब इसे सेव करने के लिए Ctrl + A बटन प्रेस करें।
7) Purchase (F9) :- किसी भी तरह की पर्चेस (कैश और क्रेडिट में ) की एंट्री Purchase Voucher टाइप में की जाती है।
E.g. Puchase Machinery from Suraj Traders for Rs. 40,000/-.
8) Debit Note (Ctrl + F9) :- जब हम कोई सामान खरीदते है और उसे किसी कारण से हम वापस करते है तो उसका एंट्री सामान की डिटेल्स के साथ एक नोट में करते है। तब इसका एंट्री डेबिट नोट में की जाती है। जब Purchase Return ट्रांजेक्शन हो तब इस वाउचर टाइप में एंट्री करें।
e.g. 1) Goods return to Ram Traders of Rs. 3000
9) Reversing Journal (F10) :- इस एंट्री का प्रभाव सिधे Account पर नहीं होता है। कई बार कुछ ट्रांजेक्शन के असर को प्एक्सपेरिमेंट के लिए देखना चाहते है, तब इस वाउचर टाइप को सेलेक्ट करते है।
इस टाइप में कि जाने वाली एंट्रीज का असर विशेष पिरीएड के लिए ही हेाता है और हम उस पिरीएड पर ही इसका Effect देख सकते है। इस पिरीएड के बाद इस वाउचर टाइप के सभी एंट्रीज रिवर्स हो जाती है |
नोट: इस वाउचर टाइप को एक्टिव करने के लिए वाउचर एंट्री स्क्रीन पर F11 प्रेस करें और Use Reversing Journals & Optional Vouchers option में Yes कर दें।
10) Memo (F10) :- मेमो वाउचर एक नॉन एकाउंटिंग वाउचर है और इसमें किए गए सभी एंट्रीज अकाउंट पर असर नहीं करते है। यह एंट्रीज एक अलग मेमोरी रजिस्टर में स्टोर होती है। आप इन मेमोरी वाउचर को रेगुलर वाउचर में कन्वर्ट कर सकते है। जब आप भविष्य में होन वाले खर्च के लिए प्रावधान करना चाहते है, लेकिन भूलने की संभावना रहती है, तो इस वाउचर टाइप में एंट्री कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए जब आपने किसी एम्प्लाई को कुछ सामान खरीदने के लिए पैसे देते है, जिसकी सही किमत आपको मालूम नहीं है | तो बजाय दो एंट्रीज करने के, जिसमें से एक petty cash advance और दुसरी बची नकदी की वापसी , आप इस एंट्री को मेमोरी में करे और बाद में इस वास्तव में खर्च अमाउंट कि ही एंट्री पेमेंट वाउचर में करे|
11) Post Dated :- इस टाइप का भविष्य की एंट्रीज के लिए ही उपयोग हाता है | लेकिन मेमोरी वाउचर के विपरीत, यह एंट्रीज अपन आप दी गई तारीख पर रेगुलर एंट्रीज में कन्वर्ट हो जाती है | रेगुलर होने वाले ट्रांजेक्शन के लिए यह वाउचर टाइप उपयोगी है | उदा. अगर आप हर महीन की 10 तारीख पर किराया भुगतान करते है, तो आप post dated voucher टाइप में यह सभी एंट्रीज को करे और फिर हर मिहन की 10 तारीख को यह एंट्रीज ऑटोमेᳯटक रगलर एंट्री में कन्वर्ट होगी | Ctrl+T प्रेस करके आप Post Dated Voucher टाइप को सिलेक्ट करे सकते है |
12)Optional :- ऑप्शनल वाउचर किसी भी वाउचर का प्रकार नही है | सभी वाउचर (non-accounting vouchers को छोड क) को वाउचर एंट्री करते समय ऑप्शनल माक करे सकते है | ऑप्शनल वाउचर एक नॉन एकाउंटिंग वाउचर है, यानी इसमें किए गए सभी वाउचर एंट्रीज का असर अकाउंट बैंक पर नही होगा| टैली इआरपी9 इन एंट्रीज को लेजर में पोस्ट नही करता लेकिन इसको अलग ऑप्शनल रजिस्टर में स्टोर करके रखता है | आप इनमें बदल करे सकते है और जब चाह तब इन ऑप्शनल वाउचर को रगुलर वाउचर में कन्वर्ट करे सकते है |
उदाहरण के लिए आप 50,000 / - की मशीनरी के लिए अगले महीने में खर्च करना चाहते है, लेकिन इस वाउचर के साथ आज ही रिपोर्ट दखना चाहते है | तो आप यह एंट्री करते समय आप इस ऑप्शन मार्क कर सकते है | फिर जब आप इस ऑप्शनल वाउचर के साथ रिपोर्ट देखोगे तो इसका इफेक्ट आप देख सकते है |
Creating a New Voucher Type हम उपरोक्त वाउचर टाइप के अलावा अन्य नया वाउचर टाइप बना सकते है | मान लीजिए हम बैंक और पीटी कैश को अलग रिकॉर्ड करना चाहते है और इसके लिए पहले से डीफाइन पेमेंट वाउचर की जगह दो वाउचर टाइप चाहते है | यह करने के लिए हम Bank Payment voucher टाइप बनाना होगा| एक नया वाउचर टाइप बनान के लिए -
Go to the Gateway of Tally - Accounts Info. - Voucher Types - Create.
अब हम निम्न जानकारी को भरना है –
1. Name: Bank Payment
2. Type of Voucher: Payment (डिफ़ॉल्ट Tally.ERP 9 वाउचर को स्पेसिफई कर, जिसका कार्य नए वाउचर को कापी चाहिए)
3. Abbr.: Bank Pymt (संक्षिप्त रूप)
4. Method of Voucher Numbering: यहाँ आप Automatic, Manual or None में से किसी एक चुन सकते है |
5. Use Advance Configuration: No
6. Use EFFECTIVE Dates for Vouchers: No
7. Make ‘Optional’ as default: No (Yes दिया तो यह इस वाउचर टाइप को डिफ़ॉल्ट रूप से ऑप्शनल वाउचर बना देगा)
8. Use Common Narration: Yes
9. Narrations for each entry: No
10. Print after saving Voucher: No
11. Name of Class: Skip.आखिर में सेव करने के लिए Y या Enter प्रेस करे|
Vouchar Entry :-
1) In Double Entry Mode :-
इस टाइप में डेबिट और क्रेडिट का विवरण अलग कालम में होता है | नीचे double Entry Mode वाउचर एंट्री स्क्रीन का उदाहरण है:
ऊपर की स्क्रीन में निम्नलिखित कपोनंट है -
a) Date :-वाउचर एंट्री स्क्रीन के ऊपर बाएँ ओर, एक डेट का आप्शन होता है | वाउचर एंट्री करते समय पिछले वाउचर की डेट यहाँ डिफ़ॉल्ट रूप से आ जाती है | इसमें बदली करने के लिए F2 कि प्रेस करे|
b) Type of Voucher :- स्क्रीन के उपर सिलेक्ट किया वाउचर का टाइप दिखता है |
c) Ref. :- यह आप्शन सिफ पर्चेस और सेल्स टाइप में दिखता है | यहाँ आप बिल नंबर को रिफरेन्स नंबर के रूप में दे सकते है |
d) Dr/Cr :- यहाँ डिबट लेजर डिबट साइड में और क्रेडिट लेजर क्रेडिट साइड में सिलेक्ट करे| अगर आपको यहाँ Dr/Cr की जगह To/By दिख रहा है तो F12 कि प्रेस करे और Use Cr/Dr instead of To/By during entry के सामन Yes दे और फिर सेव करने के लिए Ctrl + A प्रेस करे|
e) Debit/Credit Amount :- यहाँ अमाउंट दे।
f) Narration :- यहाँ इस वाउचर एंट्री के बार में वि᭭तार से विवरण होता है।
2) In Single Entry Mode :- यह सिर्फ Payment, Receipt और Contra voucher टाइप के लिए है | यहाँ हम वाउचर एंट्री के समय डेबिट या क्रेडिट को स्पेसिफाई करने की जरूरत नही है | यह एक से अधिक डेबिट या क्रेडिट सिलेक्ट करने में मदद करता है |
Note: Single Entry Mode को एक्टिव करने के लिए Configure button को क्लिक करे, फिर F12 कि प्रेस करे| बाद में Use Single Entry mode for Pymt./Rcpt./Contra के सामने Yes सिलेक्ट करे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
3) Show Ledger Current Balances :- उपर दिए गए वाउचर एंट्री के दौरान अगर आपको लेजर बैलेंस देखना है, तो F12 कि प्रेस करे| Show Ledger Current Balance के आगे Yes दे और फिर बाद में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
4) Warn of Negative Cash Balance :-
अगर आप चाहते है की, टैली ने आपको नेगिटिव कैश की वार्निंग देना चाहिए, तो Configure बटन पर क्लिक करे| F12 कि प्रेस करे और Warn on Negative cash balance के सामने Yes दे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
Exercise – 1:
Types of Voucher: Tally.ERP 9 में पहले से बने Voucher के प्रकार है।
1) Contra (F4) : इसमें केवल बैंक अकाउंट और कैश ट्रांजेक्शन जुड़ी एंट्री की जाती है। उदाहरण के लिए आपने बैंक में कैश जमा किया या बैंक से कैश निकाला या फिर एक बैंक अकाउंट से दूसरे अकाउंट में पैसा ट्रान्सफर किया तो इन्हे Contra में एंट्री करना चाहिए। लेकिन अगर बैंक से लोन लिया गया है तो यह इस वाउचर टाइप में नहीं आता है।Eg. 1) Open Bank Account in State Bank Of India with Rs. 5000
2) Withdrawn from State Bank of India Rs. 2000
2) Payment (F5) : इसमें एंट्री तब की जाती है जब ट्रांजेक्शन कैश में किया गया हो। उदाहरण के लिये जब cash a/c या किसी बैंक अकाउंट से कैश से भुगतान किया हो तो सकते है।
E.g. 1) Machinary Purchase for cash Rs. 20000
2) Salary Paid Rs. 3000
3) Receipt (F6) : जब बिजनेस में कहीं से कैश या चैक आता है तो इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E. g. 1) Machinary Sold for cash Rs. 10000
2) Commission Received Rs. 2000
4) Journal (F7) : जब बिना Cash के ट्रांजेक्शन हो या जो ऊपर दिए गए किसी टाइप में नहीं आये तो इस टाइप में एंट्री की जाती है। उदाहरण के लिए क्रेडिट पर Sales और Purchase, लोन पर ब्याज देने के लिए या कुछ अकाउंट एडजेस्टमेंट के लिए ।
E.g. 1) Depreciation to be charged on Machinery Rs. 60000
2) Bills Receivable of Rs. 20000 from Suraj Traders.
3) Bills Payable to India co. of Rs. 3500
5) Sales (F8) : सभी Cash और क्रेडिट सेल्स इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E.g. 1) Sold Goods on credit to Microsoft for Rs. 20000
6) Credit Note (Ctrl + F8) : जब हम कोई सेल करते है और सेल किया हुआ माल वापस मिलता है, तो उसका एंट्री एक नोट में होता है जिसे क्रेडिट नोट कहते है। जब सेल्स रिटर्न ट्रांजेक्शन हो तब इस टाइप के वाउचर में एंट्री की जाती है।
E.g. 1) Goods Return by Manoj Traders of Rs. 3500
नोट – डेबिट/क्रेडिट नोट को बनाने के लिए वाउचर एंट्री स्क्रीन पर F11 बटन को प्रेस करे। फिर Use Debit/Credit Notes के आग Yes करें। इसके बाद Reverse Journal और Memo को एक्टिव करने के लिए Use Rev. Journal & Optional vouchers के आगे Yes करें। अब इसे सेव करने के लिए Ctrl + A बटन प्रेस करें।
7) Purchase (F9) :- किसी भी तरह की पर्चेस (कैश और क्रेडिट में ) की एंट्री Purchase Voucher टाइप में की जाती है।
E.g. Puchase Machinery from Suraj Traders for Rs. 40,000/-.
8) Debit Note (Ctrl + F9) :- जब हम कोई सामान खरीदते है और उसे किसी कारण से हम वापस करते है तो उसका एंट्री सामान की डिटेल्स के साथ एक नोट में करते है। तब इसका एंट्री डेबिट नोट में की जाती है। जब Purchase Return ट्रांजेक्शन हो तब इस वाउचर टाइप में एंट्री करें।
e.g. 1) Goods return to Ram Traders of Rs. 3000
9) Reversing Journal (F10) :- इस एंट्री का प्रभाव सिधे Account पर नहीं होता है। कई बार कुछ ट्रांजेक्शन के असर को प्एक्सपेरिमेंट के लिए देखना चाहते है, तब इस वाउचर टाइप को सेलेक्ट करते है।
इस टाइप में कि जाने वाली एंट्रीज का असर विशेष पिरीएड के लिए ही हेाता है और हम उस पिरीएड पर ही इसका Effect देख सकते है। इस पिरीएड के बाद इस वाउचर टाइप के सभी एंट्रीज रिवर्स हो जाती है |
नोट: इस वाउचर टाइप को एक्टिव करने के लिए वाउचर एंट्री स्क्रीन पर F11 प्रेस करें और Use Reversing Journals & Optional Vouchers option में Yes कर दें।
10) Memo (F10) :- मेमो वाउचर एक नॉन एकाउंटिंग वाउचर है और इसमें किए गए सभी एंट्रीज अकाउंट पर असर नहीं करते है। यह एंट्रीज एक अलग मेमोरी रजिस्टर में स्टोर होती है। आप इन मेमोरी वाउचर को रेगुलर वाउचर में कन्वर्ट कर सकते है। जब आप भविष्य में होन वाले खर्च के लिए प्रावधान करना चाहते है, लेकिन भूलने की संभावना रहती है, तो इस वाउचर टाइप में एंट्री कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए जब आपने किसी एम्प्लाई को कुछ सामान खरीदने के लिए पैसे देते है, जिसकी सही किमत आपको मालूम नहीं है | तो बजाय दो एंट्रीज करने के, जिसमें से एक petty cash advance और दुसरी बची नकदी की वापसी , आप इस एंट्री को मेमोरी में करे और बाद में इस वास्तव में खर्च अमाउंट कि ही एंट्री पेमेंट वाउचर में करे|
11) Post Dated :- इस टाइप का भविष्य की एंट्रीज के लिए ही उपयोग हाता है | लेकिन मेमोरी वाउचर के विपरीत, यह एंट्रीज अपन आप दी गई तारीख पर रेगुलर एंट्रीज में कन्वर्ट हो जाती है | रेगुलर होने वाले ट्रांजेक्शन के लिए यह वाउचर टाइप उपयोगी है | उदा. अगर आप हर महीन की 10 तारीख पर किराया भुगतान करते है, तो आप post dated voucher टाइप में यह सभी एंट्रीज को करे और फिर हर मिहन की 10 तारीख को यह एंट्रीज ऑटोमेᳯटक रगलर एंट्री में कन्वर्ट होगी | Ctrl+T प्रेस करके आप Post Dated Voucher टाइप को सिलेक्ट करे सकते है |
12)Optional :- ऑप्शनल वाउचर किसी भी वाउचर का प्रकार नही है | सभी वाउचर (non-accounting vouchers को छोड क) को वाउचर एंट्री करते समय ऑप्शनल माक करे सकते है | ऑप्शनल वाउचर एक नॉन एकाउंटिंग वाउचर है, यानी इसमें किए गए सभी वाउचर एंट्रीज का असर अकाउंट बैंक पर नही होगा| टैली इआरपी9 इन एंट्रीज को लेजर में पोस्ट नही करता लेकिन इसको अलग ऑप्शनल रजिस्टर में स्टोर करके रखता है | आप इनमें बदल करे सकते है और जब चाह तब इन ऑप्शनल वाउचर को रगुलर वाउचर में कन्वर्ट करे सकते है |
उदाहरण के लिए आप 50,000 / - की मशीनरी के लिए अगले महीने में खर्च करना चाहते है, लेकिन इस वाउचर के साथ आज ही रिपोर्ट दखना चाहते है | तो आप यह एंट्री करते समय आप इस ऑप्शन मार्क कर सकते है | फिर जब आप इस ऑप्शनल वाउचर के साथ रिपोर्ट देखोगे तो इसका इफेक्ट आप देख सकते है |
Creating a New Voucher Type हम उपरोक्त वाउचर टाइप के अलावा अन्य नया वाउचर टाइप बना सकते है | मान लीजिए हम बैंक और पीटी कैश को अलग रिकॉर्ड करना चाहते है और इसके लिए पहले से डीफाइन पेमेंट वाउचर की जगह दो वाउचर टाइप चाहते है | यह करने के लिए हम Bank Payment voucher टाइप बनाना होगा| एक नया वाउचर टाइप बनान के लिए -
Go to the Gateway of Tally - Accounts Info. - Voucher Types - Create.
अब हम निम्न जानकारी को भरना है –
1. Name: Bank Payment
2. Type of Voucher: Payment (डिफ़ॉल्ट Tally.ERP 9 वाउचर को स्पेसिफई कर, जिसका कार्य नए वाउचर को कापी चाहिए)
3. Abbr.: Bank Pymt (संक्षिप्त रूप)
4. Method of Voucher Numbering: यहाँ आप Automatic, Manual or None में से किसी एक चुन सकते है |
5. Use Advance Configuration: No
6. Use EFFECTIVE Dates for Vouchers: No
7. Make ‘Optional’ as default: No (Yes दिया तो यह इस वाउचर टाइप को डिफ़ॉल्ट रूप से ऑप्शनल वाउचर बना देगा)
8. Use Common Narration: Yes
9. Narrations for each entry: No
10. Print after saving Voucher: No
11. Name of Class: Skip.आखिर में सेव करने के लिए Y या Enter प्रेस करे|
Vouchar Entry :-
1) In Double Entry Mode :-
इस टाइप में डेबिट और क्रेडिट का विवरण अलग कालम में होता है | नीचे double Entry Mode वाउचर एंट्री स्क्रीन का उदाहरण है:
ऊपर की स्क्रीन में निम्नलिखित कपोनंट है -
a) Date :-वाउचर एंट्री स्क्रीन के ऊपर बाएँ ओर, एक डेट का आप्शन होता है | वाउचर एंट्री करते समय पिछले वाउचर की डेट यहाँ डिफ़ॉल्ट रूप से आ जाती है | इसमें बदली करने के लिए F2 कि प्रेस करे|
b) Type of Voucher :- स्क्रीन के उपर सिलेक्ट किया वाउचर का टाइप दिखता है |
c) Ref. :- यह आप्शन सिफ पर्चेस और सेल्स टाइप में दिखता है | यहाँ आप बिल नंबर को रिफरेन्स नंबर के रूप में दे सकते है |
d) Dr/Cr :- यहाँ डिबट लेजर डिबट साइड में और क्रेडिट लेजर क्रेडिट साइड में सिलेक्ट करे| अगर आपको यहाँ Dr/Cr की जगह To/By दिख रहा है तो F12 कि प्रेस करे और Use Cr/Dr instead of To/By during entry के सामन Yes दे और फिर सेव करने के लिए Ctrl + A प्रेस करे|
e) Debit/Credit Amount :- यहाँ अमाउंट दे।
f) Narration :- यहाँ इस वाउचर एंट्री के बार में वि᭭तार से विवरण होता है।
2) In Single Entry Mode :- यह सिर्फ Payment, Receipt और Contra voucher टाइप के लिए है | यहाँ हम वाउचर एंट्री के समय डेबिट या क्रेडिट को स्पेसिफाई करने की जरूरत नही है | यह एक से अधिक डेबिट या क्रेडिट सिलेक्ट करने में मदद करता है |
Note: Single Entry Mode को एक्टिव करने के लिए Configure button को क्लिक करे, फिर F12 कि प्रेस करे| बाद में Use Single Entry mode for Pymt./Rcpt./Contra के सामने Yes सिलेक्ट करे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
3) Show Ledger Current Balances :- उपर दिए गए वाउचर एंट्री के दौरान अगर आपको लेजर बैलेंस देखना है, तो F12 कि प्रेस करे| Show Ledger Current Balance के आगे Yes दे और फिर बाद में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
4) Warn of Negative Cash Balance :-
अगर आप चाहते है की, टैली ने आपको नेगिटिव कैश की वार्निंग देना चाहिए, तो Configure बटन पर क्लिक करे| F12 कि प्रेस करे और Warn on Negative cash balance के सामने Yes दे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|
Exercise – 1:
Sn.
|
Date
|
Voucher
Type
|
Perticular
|
Debit
|
Credit
|
Narration
| |
| 1 | 01-04-2014 | F6 Receipts | Dr. Cash A/c Cr. Capital A/c | 1,00,000 | 1,00,000 | ||
| 2 | 01-04-2014 | F7 Journal | Dr. Vehicle A/c Cr. Capital A/c | 50,000 | 50,000 | ||
| 3 | 01-04-2014 | F7 Journal | Dr. Furniture A/c Cr. Capital A/c | 30,000 | 30,000 | ||
| 4 | 10-04-2014 | F4 Contra | Dr. Bank of India Cr. Cash Ac | 5000 | 5000 | ||
| 5 | 21-04-2014 | F9 Purchase | Dr. Purchase A/c Cr. Cash A/c | 70000 | 70000 | ||
| 6 | 26-04-2014 | F8 Sales | Dr. Cash A/c Cr. Sales A/c | 35000 | 35000 | ||
| 7 | 03-05-2014 | F8 Cr. Sales A/c Sales | Dr. Sujit A/c | 10000 | 10000 | ||
| 8 | 12-05-2014 | F8 Sales | Dr. Bank of India Cr. Sales A/c | 8000 | 8000 | Ch. No. 303131 | |
| 9 | 18-05-2014 | F5 Payment | Dr. Telephone Bill Cr. Bank of India | 1000 | 1000 | Ch. No. 303133 | |
| 10 | 21-05-2014 | F6 Receipt | Dr. Cash A/c Cr. Commission A/c | 2500 | 2500 | ||
| 11 | 2-06-2014 | F9 Purchase | Dr. Purchase A/c Dr. Himanshu Sales | 10000 | 10000 | ||
| 12 | 15-06-2014 | Ctrl + F9 Debit Note | Dr. Sun Mirosystem A/c Cr. Purchase Return A/c | 2000 | 2000 | ||
| 13 | 17-06-2014 | F5 Payment | Dr. Salary A/c Cr. Cash A/c | 2000 | 2000 | ||
| 14 | 20-06-2014 | F6 Receipt | Dr. Cash A/c Cr. Janta Bank A/c | 20000 | 20000 | ||
| 5 | 22-06-2014 | F5 Payment | Dr. Advertisement A/c Cr. Cash A/c | 5000 | 5000 | ||
| 16 | 06-07-2014 | F5 Payment | Dr. Office Rent A/c Cr. Bank of India | 2000 | 2000 | Ch. No. 303132 | |
| 17 | 11-07-2014 | F8 Sales | Dr. Dhiraj A/c Cr. Sales A/c | 6000 | 6000 | ||
| 18 | 13-07-2014 | Ctrl +F8 Credit Note | Dr. Sales Return A/c Cr. Dhiraj A/c | 1000 | 1000 | ||
| 19 | 18-07-2014 | F5 Payment | Dr. Electricity Bill A/c Cr. Cash A/c | 3000 | 3000 | ||
| 20 | 23-07-2014 | F4 Contra | Dr. Cash A/c Cr. Bank of India | 2000 | 2000 | ||
| 21 | 25-07-2014 | F7 Journal | Dr. Vehical Depriciation A/c Cr. Vehical A/c | 1000 | 1000 | ||
| 22 | 25-07-2005 | F7 Journal | Dr.FurnitureDepriciation A/c Cr. Furniture A/c | 3000 | 3000 | ||
| 23 | 10-08-2014 | F5 Payment | Dr. Janta Bank A/c Cr. Cash A/c | 2600 | 2600 | Being Inst.Paid | |
| 24 | 12-08-2007 | F7 Journal | Dr. Bills Receivable A/c Cr. Kishor A/c | 2200 | 2200 | ||
| 25 | 20-08-2014 | F7 Journal | Dr. Mandar A/c Cr. Bills Payable | 2000 | 2000 | ||
types of vouchers
- Contra Voucher (F4):-Is Vouchers me Only Compay Dwara Apne Bank A/c se Cash Withdrew karna, Cash Deposit karna and Apne Bank A/c Se Apne Dusre Bank A/c me Transfer karna. is type ke tranaction ki Entry is voucher me ki jayegi. is Voucher ko select karne ke liye F4 Button press karte he.
- Open Bank A/c with cash 20000
- Cash Withdrew from bank 10000
- Cash Deposit into bank 2000
- Cash Transfer 2000 from IDBI Bank to SBI Bank A/c.
- Payment Voucher (F5):-Is Voucher me comapy Jab cash or Cheque ke dwara payment karti he un transactoin ki entry is Voucher me hoti he.
- Paid Rent cash 20000.
- Payment to Suresh 10000 by Cheque.
- Give Loan to Employee Harish 50000.
- Puchase Plant & Machinery in cash 2000.
- Receipt Voucher (F6):-Jin Transection me Company Dwara Cash or Cheque Received kiye jate he un transaction ki Entry is Voucher me ki jathi he.
Exmaple:
- Started Business with cash 100000.
- Received Cheque 2000 from Mohit.
- Received Cash 2000 from Harish.
- Interest Received in cash 2000.
- Took Loan from SBI Bank 100000.
- Journal Voucher (F7):- company Dwara ki gayi we Trasaction jisme Cash or Cheque nahi hote he, Transection Credit (Udhar) me hoti he. ki Entry is Voucher me ki jati he
- Purchase Plant & Machinery from TATA Company 25000.
- Sold goods to Heera 2000.
- Purchase goods from Deepak 1000.
- Transfer Heera a/c to Deepak a/c 100.
- Outstanding Salary 2000.
- Sales Voucher (F8):-Compny Dwara Goods ko Sale ki gayi transction ki entry is Voucher ke ki jati he.
Exmaple:
- Sold goods to heera 2000.
- Sold goods 1000.
- Sold goods to Harish and Cheque received 2000.
Exmaple:
- Sale Return 2000 from heera.
- Purchase Voucher(F9):- Company Dwara Goods ko Purchase kiye gaye transction ki entry is Voucher ke ki jati he.
Exmaple:
- Purchase goods From Harish 2000.
- Purchase goods in cash 1000.
- Purhcase goods from Deepak and paid Cheque 2000.
- DebitNote Voucher(Ctrl+F9):-Company dwara jo Purchase Return ki jati he. Un transaction ki Entry is voucher me hoti he. Is Voucher ko Activate karne ke liye Features (F11) press karke Accounting Features me Use Debit Credit Note me Yes karna hota he
- Purchase Return to Harish 1000.
- Reversing Journal (F10) :-
- Memo (Ctrl+F10) :-
- Post Dated (Ctrl+T):-
- Optional (Ctrl+L):-
And
- Advance Receipt:-
- Statutory Payment:-
Contra Entry क्या होता है।
Contra Voucher में Basically चार तरह के Transaction record किये जाते है ?
जैसा की आप यँहा देख सकते हैं। पहला है cash Deposited into bank यानि की जब बैंक में cash deposit करते हैं या जमा करते हैं।
दूसरा है Cash Withdrawn from Bank using cheque यानि जब चेक के through बैंक से cash को withdraw करते है निकालते है तो उस case में भी contra transaction करते है।
तीसरा है fund transfer - bank to bank यानि की बैंक से बैंक transfer suppose हमारी कंपनी के दो current account है। और हम एक बैंक से दूसरे बैंक में चेक या इंटरनेट बैंकिंग से Fund Transfer करते हैं। तभी हम अपना Transaction Contra voucher में करते है।
चौथा है cash Transfer between Branch to Branch its means अगर हमारी कंपनी की एक ब्रांच या डिवीज़न है और अगर हम एक ब्रांच से दूसरे ब्रांच में cash transfer करते है तो उस case में भी हम contra voucher में ही अपना एंट्री पास करते है।
इसके बाद आइये यँहा पर हम Contra Voucher का एक Example देखते है।
जैसा की यँहा पर आप देख सकते सकते है।
Deposited Rs. 12,000 into HDFC Bank on 2-4-2017
Dr. HDFC Bank A/C : Rs. 12,000
Cr. Cash A/C : Rs. 12,000
Note: Before Passing the above entry create following ledger
ledger Name : HDFC Bank A/C
Under: Bank A/C
यानि की HDFC Bank में 12,000 रूपये Deposit किये गए है आइये देखते है इसकी एंट्री कैसे पास करें तो एंट्री create करने से पहले इस बात का ध्यान देंगें की आपके पास HDFC Bank A/C का Ledger create होना चाहिए जो की Bank A/C के Group Head में एंटर होगा और ये Ledgerआलरेडी क्रिएट किया हुआ है जैसा की आप देख सकते हैं। यँहा हमने इसकी एंट्री पास की है। Dr. में एंटर किया है HDFC Bank A/C : Rs 12,000 और Cr. में एंटर किया है Cash A/C Rs 12,000 तो आइये देखते है टैली में आप Contra entry को कैसे create करेगें।
तो पहले हम एक बार ledger पर आते है then Alter करते है
इसके बाद आप Accounting Voucher पर आयेंगें। जैसे हमें यहाँ Contra Voucher create करना है तो उसके लिए या तो Keyboard से F4 key प्रेस करें या आप यहाँ righthand साइड में आयेंगें और यहाँ से Contra पर क्लिक कर देंगे।
आप देख सकते है Contra Voucher की Window Open हो गयी है अब आप यहाँ सबसे पहले date change करेंगे। Date Change करने के लिए simply आप keyboard से F2 फंक्शन की प्रेस करेंगे और आप date मेंशन देंगे 2-04-2017
उसके बाद यहाँ हम Cr. साइड में एंटर करते है cash then Amount एंटर करते है 12,000 एंटर प्रेस करेंगें। उसके बाद यहाँ Dr. साइड में एंटर करेंगे HDFC Bank A/C , एंटर प्रेस करते जायेंगे। इसके बाद यहाँ पर denomination specific करेंगें। इसका मतलब है की जो cash आप deposit कर रहे है उसमें thousand के कितने Note है , Hundred के कितने नोट है etc . suppose हम यहाँ एंटर करते है thousand के 12 नोट है। हम बैंक में डिपाजिट कर रहे है तो यहाँ एंटर करेंगें। आप देखेंगें यहाँ 12,000 आ गया है।
एंटर प्रेस करेंगें। इसके बाद यहाँ अगर Narration देना चाहते हैं तो वो भी एंटर कर सकते है Narration एंटर करने के बाद सिम्पली कीबोर्ड से एंटर के प्रेस करेंगे और contra voucher को accept कर लेगें।
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